Cada etapa necesita una evidencia distinta.
Un reporte puede mostrar muchas conversiones y dejar sin respuesta cuántas personas acudieron a la clínica. La palabra «lead» suele cubrir acciones diferentes. Define el evento real antes de interpretarlo: un clic, un formulario, un mensaje o una conversación no son intercambiables.
- Clic o apertura de WhatsApp: el sitio registra el intento de abrir el canal. No acredita envío ni recepción.
- Mensaje recibido: una conversación entrante existe en WhatsApp o el sistema de atención.
- Contacto pertinente: recepción identifica una consulta por un servicio disponible, según criterios comerciales acordados.
- Cita: existe una hora registrada en la agenda; indica si está reservada o confirmada.
- Asistencia: el sistema registra que la persona acudió a la atención.
- Venta: hay una operación comercial registrada; distingue presupuesto, pago y prestación.
La pertinencia comercial no establece una indicación médica. Una cita tampoco confirma que un tratamiento se haya realizado. Separa esas decisiones y registra cancelaciones o cambios de horario sin contar cada movimiento como un paciente nuevo.
Pregunta siempre: ¿qué ocurrió, dónde quedó registrado, a qué período pertenece y qué falta verificar? Un evento Lead de Meta no equivale automáticamente a un paciente.
Define el costo y el denominador.
Usa contactos únicos cuando calcules captación, no el total de mensajes intercambiados. Decide si el costo incluye sólo medios o también gestión, herramientas y producción. Deja esa elección junto al indicador para poder compararlo sin cambiar su significado.
| Indicador | Cálculo y fuente | Límite |
|---|---|---|
| Costo por consulta recibida | Inversión publicitaria atribuible ÷ contactos únicos con consulta recibida y origen registrado. Fuentes: plataforma y bandeja o CRM. | Incluye consultas que podrían no ser pertinentes. |
| Costo por consulta pertinente | La misma inversión ÷ contactos únicos calificados con el criterio acordado. Fuente del denominador: recepción o CRM. | Depende de que la clasificación se complete y sea consistente. |
| Costo por cita asistida | Inversión atribuible ÷ primeras citas asistidas de esa cohorte. Fuente: agenda con asistencia registrada. | Las citas futuras siguen pendientes; no mezcles controles o reprogramaciones. |
| CAC de pacientes nuevos | Costos de adquisición acordados ÷ pacientes nuevos adquiridos de la cohorte. Fuentes: costos, CRM y registro de atención o venta. | Define «adquirido»: primera atención o primera venta. Incluye sólo pacientes nuevos verificados. |
Una cohorte reúne contactos que entraron durante el mismo período y sigue su avance posterior. Si faltan asistencias, costos u origen, el indicador queda pendiente. Si el denominador es cero, informa «sin casos para calcular»; no publiques un costo cero. Nuestra gestión de Google y Meta Ads para clínicas se revisa junto a estas definiciones.
Empieza con un registro que recepción pueda mantener.
Relaciona cada contacto con un identificador interno, fecha de entrada, canal, servicio consultado y siguiente paso. Conserva el origen inicial y los cambios de estado con sus fechas. Para agenda, identifica cita, sede y asistencia; para venta, usa el registro comercial acordado.
Ejemplo ilustrativo: una persona abre WhatsApp, envía una consulta y agenda para la semana siguiente. Hoy puede contarse el mensaje recibido y la cita registrada. La asistencia queda pendiente hasta verificarla. Si cambia de hora, sigue siendo el mismo contacto y debe evitarse el doble conteo. Este ejemplo explica el método; no describe rendimiento de una campaña.
El equipo necesita permisos adecuados y responsables de actualización. Usa el mínimo dato necesario para el seguimiento comercial. Nuestro servicio de WhatsApp, agenda y CRM aborda esa continuidad. El caso Modent documenta agenda online y reactivación confirmadas por la clínica, sin equiparar agendamiento con asistencia.
El origen declarado y la atribución publicitaria son distintos.
Una persona puede conocer la clínica en Instagram, buscarla en Google y escribir después por WhatsApp. Su respuesta «los vi en redes» y la atribución de una plataforma describen perspectivas diferentes. Registra cada una con su fuente y evita sumar los resultados de Google y Meta como si fueran personas únicas.
Google distingue leads calificados y convertidos con información del proceso comercial. Meta explica que sus anuncios de leads permiten expresar interés. Antes de conectar datos, revisa permisos, datos admitidos y definición de cada evento. La integración no corrige un registro incompleto.
El caso Bellme Clinic diferencia seguimiento en Kommo y reporte de Meta Ads. En Dúo Salud, las ventas se presentan como información reportada por la clínica, con su período. Ese contexto es parte de la evidencia.
Usa el reporte para decidir el siguiente cambio.
Si hay clics y pocos mensajes recibidos, revisa el destino y el registro. Si hay consultas pertinentes pero pocas citas, revisa disponibilidad y respuesta. Si hay citas y baja asistencia registrada, verifica confirmaciones, cancelaciones y calidad del dato antes de atribuir el problema a la campaña.
Para clínicas dentales y clínicas estéticas, compara servicios y sedes con sus propias condiciones. Combina marketing para clínicas y SEO con un mismo criterio de seguimiento. Antes de cambiar presupuesto, consulta cómo priorizar Google o Meta.
Preguntas frecuentes.
No por sí solo. Demuestra una interacción con el enlace o la apertura del canal. Para contar una consulta recibida necesitas un mensaje entrante verificable en WhatsApp o el sistema de atención.
El costo por consulta divide la inversión definida por contactos con consultas verificadas. El CAC divide los costos de adquisición acordados por pacientes nuevos adquiridos según una definición explícita y una cohorte comparable.
Mantén la asistencia y el costo por cita asistida como pendientes. Actualiza el estado cuando la agenda confirme atención, cancelación o inasistencia. Una cita futura no puede contarse como asistida.
No directamente. Puede haber personas repetidas y diferentes reglas de atribución. Deduplica contactos en el registro de la clínica y verifica su avance a cita, asistencia y adquisición.